ECM

 

 

ECM (Enterprise Content Management) é uma combinação dinâmica de estratégias, métodos e ferramentas usadas para captar, gerenciar, armazenar, preservar disponibilizar/distribuir conteúdo e documentos relacionados a processos organizacionais, durante todo seu ciclo de vida. GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos) como um conjunto de tecnologias que permite a uma empresa gerenciar seus documentos em forma digital.

As duas siglas não são estabelecidas por nenhuma entidade oficial. Assim como tantas outras no mercado de TI, elas são criadas e difundidas por empresas que atuam em determinadas áreas neste caso que desenvolvem soluções de gestão de conteúdo corporativo. No entanto não existe uma regra que diferencie GED de ECM. Muitas vezes o ECM é visto como a evolução do GED. Pois algumas pessoas acreditam que o GED trata de uma empresa por departamentos e o ECM trata a empresa como um todo para estruturar os documentos. "Um ponto forte do ECM é a força potencial que possui para padronizar e unificar processo e documentos em organizações grandes e distribuídas, seja para colaboração, seja para compartilhar informações que suporta os processos padronizados, seja para construir workflows que suportam os processos estruturados padronizados ou mesmo para prover links e acesso aos demais sistemas de informação” (Fonte: ARSHAD, N. et al. . "Exploring the Use of Enterprise Content Management Systems in Unification Types of Organizations". The European Physical Journal,.) "A redução de custos é outro vetor muito forte. A maioria das organizações não consegue estimar com precisão a economia gerada com pessoal, espaço, equipamento, suprimentos e outros. Mas os que conseguem determinar ficam satisfeitos com os resultados. Não só otimização de trabalho e tempo. Espaços mais otimizados são usados para gerar mais salas de aula, mais postos de trabalho, mais leitos em hospitais, mais salas de tratamento e, consequentemente, maior faturamento” (Fonte: GRANTHAM, D.. . "MHCD turns paper into treatment rooms--and incorre: enterprise content management (ECM) can pay of big, but it demands detailed planning, follow-through". Behavioral Healthcare.) Para fornecedores do GED essa visão não esta 100% correta pois eles utilizam os mesmos conceitos e ferramentas que as empresas que fornecem soluções de ECM. Para exemplificar esse assunto separamos aqui um exemplo citado pelo site: http://ged.net.br/ecm No início, as empresas desenvolviam “páginas”. Depois passaram a utilizar o termo “website” ou “site”. E, na sequência, foi criado o “portal”, como sendo um “site” mais abrangente e completo. O fato é que, como não há regras, atualmente existem muitos “portais” totalmente inexpressivos e outros tantos “sites” absolutamente completos. No geral se esta à procura de uma solução para gerir/estruturar/armazenar/preservar as informações de sua empresa que não estão organizadas é essencial que procure um produto que atenda as necessidades especificas dela se preocupando principalmente com a qualidade do fornecedor a solução escolhida será consequência dessas necessidades seja pelo ECM ou GED. Nota: O conceito de ECM tem sido alterado ao logo dos anos em função do desenvolvimento tecnológico e condicionantes mercadológicas, políticas, sociais, estruturais. Para esse texto foi adotado assim como outros autores preferiram adotar, o conceito da Association for Information and Image Management (AIIM).

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